C&M Administración de Fincas
Administradores de fincas en Tres Cantos - Comunidad de Madrid
2. COMPROMISO
El administrador de fincas debe estar comprometido profesionalmente con la administración de las fincas para las que trabaja. De este compromiso se derivan muchos efectos beneficiosos para aquellas.
Como punto de partida, y desde el inicio, uno de los primeros compromisos que debe adquirir el administrador de fincas con sus comunidades de propietarios es la redacción, acuerdo y firma del correspondiente contrato de servicios. Esta vinculación contractual otorga seguridad jurídica a ambas partes, pues en dicho contrato se acuerdan las obligaciones y derechos de las mismas.
Una vez iniciada la relación contractual entre ambas partes, además, es posible identificar otras tareas imprescindibles que aumentan el nivel de compromiso y la calidad de la labor realizada por el administrador de fincas. Entre ellas, destacan de forma primordial la comunicación periódica con los representantes y copropietarios, y la labor orientada a la gestión y control de las contratas de servicios.
2.A. COMUNICACIÓN ENTRE LA ADMINISTRACIÓN Y LOS ADMINISTRADOS
La comunicación de la Administración con los propietarios de las comunidades debe llevarse a cabo en un doble sentido: desde el despacho hacia los administrados y desde los propietarios hacia la Administración.
Desde la Administración la comunicación podrá desarrollarse directamente y/o a través de la tecnología, o mediante la Junta de Gobierno o de Propietarios. Esta comunicación debe ser periódica y/o siempre que se estime necesario para el debido conocimiento de todos y cada uno de los aspectos del funcionamiento general.
La comunicación periódica permite el conocimiento de cualquier cuestión relativa al funcionamiento de la comunidad de propietarios. Esto permite atender personalmente y de forma más eficaz todas las contingencias que se puedan plantear.
Desde los administrados, para la debida atención de los problemas que afecten a cualquier propietario, o a sus representantes, se podrán utilizar, como canal inicial de comunicación, cualesquiera de los medios más habituales (teléfono, correo electrónico y página Web).
Las diferentes opciones permiten atender cada situación en función de la urgencia que presenta la información o comunicación emitida por los propietarios de cada comunidad.
El trato directo y personal de muchos de los asuntos que tienen que ver con el desarrollo de las comunidades de propietarios permiten mejorar el proceso de resolución de los mismos; este aspecto es especialmente valorado por nuestro despacho.
2.B. CONTROL Y GESTIÓN DE LOS CONTRATOS DE SERVICIO NECESARIOS PARA EL MANTENIMIENTO DE LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS
Las comunidades necesitan la contratación de diversos proveedores de servicios, unas veces por razones legales y otras por decisión voluntaria. Estas contrataciones se orientan tanto al cumplimiento legal de determinadas reglamentaciones, como al mantenimiento de sus instalaciones y a la mejora de los servicios.
Las diferentes contratas constituyen uno de los elementos de gestión más importantes en una comunidad por razones de diferente tipología:
Económicas
Tienen un impacto económico directo, y muy importante, sobre el presupuesto anual de la Comunidad.
Necesitan una revisión, como mínimo anual, de las condiciones económicas, con objeto de obtener en todo momento un mejor rendimiento y un menor coste; acudiendo para ello a los proveedores más
eficientes.
Legales
Requieren de una revisión del cumplimiento de la legalidad vigente, no sólo en materia de prestación de servicios, sino también en relación con el cumplimiento de las sus obligaciones empresariales con diversos organismos (Agencia Tributaria [AEAT], Organismos de la Seguridad Social, etc.) y en materia de protección de datos.
Administrativas y de control
Exigen una revisión y supervisión, por parte de la Administración de Fincas, de las tareas de reparación que hayan de realizarse por parte de dichas contratas.
Precisan de un control de las garantías de obras, tareas y reformas ya ejecutadas por parte de la Administración.
Todo lo anterior determina la mayor o menor eficiencia de la Comunidad, lo que repercute en las cuotas a aportar por los propietarios. Por ello, es fundamental trabajar con una variedad presupuestaria y de ofertas que optimice la relación calidad/precio de cara a las comunidades de propietarios, actualizando dichas ofertas anualmente.